Ab Januar 2025 gibt es für Unternehmen in Deutschland eine bedeutende Änderung im Bereich der Rechnungsstellung. Ab diesem Zeitpunkt sind Unternehmen jeder Größe verpflichtet, E-Rechnungen (elektronische Rechnungen) bei allen Geschäften mit anderen Unternehmen sowie öffentlichen Einrichtungen zu verwenden. Diese Pflicht gilt für alle Transaktionen, unabhängig vom Betrag oder der Art der Leistung.
Denn in einer zunehmend digitalisierten Welt wird auch das Rechnungswesen nicht von technologischen Fortschritten verschont. Eine bedeutende Entwicklung ist unseres Erachtens in diesem Bereich ist die Einführung E-Rechnung. Doch was genau ist eine E-Rechnung und warum ist sie so wichtig?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die Sie in einem elektronischen Format ausstellen, übermitteln und empfangen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen, die Sie manuell bearbeiten und dann archivieren, ermöglichen E-Rechnungen eine automatisierte Verarbeitung und Archivierung. Eine E-Rechnung hat meist ein strukturiertes Format wie XML, was eine maschinelle Lesbarkeit gewährleistet.
Vorteile der E-Rechnung
- Effizienz: Durch die Automatisierung von Prozessen können Sie in Ihrem Unternehmen Zeit und Kosten sparen
- Sicherheit: Elektronische Rechnungen können fälschungssicherer sein als Papierrechnungen
- Umweltfreundlichkeit: Durch den Verzicht auf Papier schonen wir die Umwelt
- Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch die schnelle Übermittlung und Verarbeitung werden Zahlungen beschleunigt
- Rechtssicherheit: In vielen Ländern wird die E-Rechnung gesetzlich gefördert oder vorgeschrieben
Rechtliche Grundlagen und Fristen zur E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung ist in vielen Ländern gesetzlich geregelt. Die Europäische Union hat beispielsweise die Richtlinie 2014/55/EU erlassen, die die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vorschreibt. Diese Richtlinie musste von den Mitgliedsstaaten bis zum 18. April 2019 in nationales Recht umgesetzt werden.
Ziel dieser Änderung ist es, den Rechnungsprozess zu digitalisieren, effizienter zu gestalten und Betrug zu reduzieren. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme zur Erstellung, Übermittlung und Archivierung von E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Deutschland:
In Deutschland ist die E-Rechnung im Rahmen der Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt worden. Die entsprechenden Fristen sind wie folgt:
- 18. April 2019: Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen für oberste Bundesbehörden.
- 27. November 2020: Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen für alle übrigen öffentlichen Auftraggeber.
- 27. November 2020: Lieferanten des Bundes müssen E-Rechnungen ausstellen.
- 01. Januar 2025: Alle Unternehmen sind verpflichtet, bei B2B-Transaktionen (Geschäfte zwischen Unternehmen) sowie bei Transaktionen mit öffentlichen Auftraggebern ausschließlich E-Rechnungen zu verwenden.
Österreich:
Österreich hat die E-Rechnung bereits 2014 eingeführt. Hier die wichtigsten Fristen:
- 1. Januar 2014: Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für Lieferanten des Bundes.
- 1. Januar 2019: Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen für alle öffentlichen Auftraggeber.
- 01. Januar 2025:
Verpflichtung zur E-Rechnung für Unternehmen: Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Österreich bei B2B-Transaktionen sowie bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern E-Rechnungen ausstellen und verarbeiten.
Einheitliche Standards: Die E-Rechnungen müssen bestimmten, einheitlichen Standards entsprechen, um die Kompatibilität und reibungslose Verarbeitung sicherzustellen.
Strengere Kontrollen: Es wird strengere Kontrollen und Sanktionen für die Nichteinhaltung der E-Rechnungs-Pflicht geben. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Systeme und Prozesse den neuen Anforderungen gerecht werden.
Integration in bestehende Systeme: Unternehmen müssen ihre bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) entsprechend anpassen, um die Erstellung, Übermittlung und Archivierung von E-Rechnungen zu gewährleisten.
Auch in der Schweiz gibt es Regelungen zur E-Rechnung, jedoch sind diese nicht so strikt wie in der EU. Es gibt keine flächendeckende Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung, jedoch wird diese stark gefördert und ist bei vielen großen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern bereits Standard.
Wie stelle ich mein Unternehmen auf E-Rechnung um?
Die Umstellung auf E-Rechnung erfordert einige technische und organisatorische Anpassungen:
- Softwarelösung: Auswahl und Implementierung einer geeigneten Software zur Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von E-Rechnungen.
- Schulung: Mitarbeiter müssen im Umgang mit der neuen Technologie geschult werden.
- Prozessanpassung: Interne Prozesse müssen angepasst werden, um die Automatisierung voll nutzen zu können.
- Rechtskonformität: Sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Wir unterstützen Sie: Gerne beraten wir Sie und helfen Ihnen bei der Umsetzung der Vorgaben mit einer für Sie passenden Lösung.
Fazit
Die E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen. Sie bietet uns zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung, Kostenreduktion und erhöhte Sicherheit. Die rechtlichen Vorgaben und Fristen variieren je nach Land, aber die generelle Tendenz geht klar in Richtung verpflichtender Nutzung der E-Rechnung. Insbesondere im öffentlichen Sektor. Aber auch Unternehmen sollten sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und die notwendigen Maßnahmen zur Umstellung auf E-Rechnung ergreifen, um von den Vorteilen zu profitieren und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
